Debiteurenbeleid-uitvoering ‘Sinds we met KCF werken, hebben we niet meer hoeven afboeken op debiteuren’

Post Consultancy is een administratiekantoor dat een breed scala aan financiële diensten verleent. Van jaarcijfers, belastingaangiften, fiscale adviezen, startersbegeleiding, begrotingen tot financieringsaanvragen. Het op Urk gevestigde bedrijf kwam zo’n zeven jaar geleden met KCF in contact voor debiteurenbeheer. “Vanaf dat moment had ik over het debiteurenbeheer geen zorgen meer aan mijn hoofd”, vertelt eigenaar Louwe Post. “We merkten meteen dat we meer werkkapitaal kregen.”

Daarvóór voerde het veertien medewerkers tellende administratiekantoor het debiteurenbeheer helemaal zelf uit. “Een medewerkster was er wekelijks een uur of twee mee bezig”, vertelt Louwe. “Maar dan was die klant weer niet te bereiken of moesten we op een ander moment terugbellen. En wanneer onze collega vakantie had, bleef het zo een week liggen. Er zat weinig structuur in.”

KCF bracht daar verandering in. “Het debiteurenbeheer wordt nu professioneel aangepakt”, vertelt Louwe. “Aangepast op onze wensen, zoals wij willen dat onze klanten benaderd worden.”

Belletje van KCF

Sindsdien heeft Louwe op het gebied van debiteurenbeheer geen zorgen meer aan zijn hoofd, vertelt hij. “KCF helpt bij het ‘opvoeden’ van debiteuren. Is de betalingstermijn van 30 dagen voorbij? Dan kunnen ze op dag 31 een belletje van KCF verwachten. Daar zit structuur in. Mensen wennen eraan en zorgen in het vervolg dat betalingen vóór dat belletje zijn geregeld. Het is vaak geen onwil of niet kunnen betalen, maar meer gemakzucht.”

Het resultaat is dat het werkkapitaal van Post Consultancy omhoogschoot. “Omdat debiteuren direct gingen betalen”, vertelt Louwe. “Wij zaten zelf te dicht bij de klant voor effectief debiteurenbeheer. We waren vaak te meegaand, wanneer er niet werd betaald. Als een bedrijf dan uiteindelijk omviel, hadden wij het nakijken. Sinds we met KCF werken, hebben we niet meer hoeven afboeken op debiteuren.”

Open communicatie

Daar komt bij dat Post Consultancy nu een goede klantrelatie kan blijven onderhouden met zijn debiteuren. “Wij hoeven zelf geen vervelende gesprekken meer te voeren met klanten die niet betalen”, aldus Louwe. “Dat doet KCF. Maar zij hebben een heel open manier van communiceren en maken goede afspraken met onze klanten. Ik bemoei me daar verder niet meer mee.”

Post Consultancy zou KCF daarom zeker aanraden aan andere bedrijven. “Martin is erg toegankelijk, professioneel en eerlijk. Als iets niet kan, zegt hij het ook. Dat is prettig.”