Debiteurenbeleid-uitvoering Uw debiteurenbeheer versterken? Dit zijn de aandachtspunten

Zorgen dat het geld binnenkomt waar uw bedrijf recht op heeft. Het klinkt zo logisch, een essentieel onderdeel van uw bedrijfsvoering. Het is de kurk waar uw onderneming op drijft. Toch loopt het in de praktijk geregeld anders dan u hoopt en verwacht. Met goed debiteurenbeheer brengt u tijdig in beeld waar eventuele knelpunten liggen bij uw debiteuren én uw eigen bedrijf. Zodat u op tijd kunt bijsturen!

Debiteurenbeheer is een uitdagend beroep. Het is divers en vereist daarom veel vaardigheden. Maar wat is debiteurenbeheer precies? In onze branche is de letterlijke definitie als volgt: ‘Door middel van mensen, procedures, slimme systemen (zoals Debiweb 2.0) en informatie, beschermt en optimaliseert u uw werkkapitaal.’

Maar wat betekent dit nu in de praktijk?

We zien dat iedere onderneming vaak zo haar eigen invulling geeft aan het aanpakken en verminderen van het debiteurenrisico. In alle gevallen is het van essentieel belang om zo snel en nauwkeurig mogelijk inzichtelijk te krijgen wat het kredietbeleid van uw debiteur is.

Ondanks de verschillen in aanpak is het voornaamste doel natuurlijk altijd hetzelfde: zorgen dat het geld binnenkomt. Debiteurenbeheer komt bij de meerderheid van ondernemingen pas aan het eind van het proces in beeld. Is dat bij uw bedrijf ook het geval? Houd dan rekening met problemen die gaandeweg kunnen ontstaan.

Denk bijvoorbeeld aan een te late of beschadigde levering, een factuur die niet ontvangen is of voorwaarden die niet juist zijn overeengekomen. Deze problemen kunnen het binnenhalen van het uitstaande bedrag bemoeilijken. Door debiteur- en oplossingsgericht te werk te gaan, wordt in de meeste gevallen het doel uiteindelijk toch behaald.

Blijf waakzaam

Naast zorgen dat het uitstaande geld binnenkomt, bestaat debiteurenbeheer uit nog een belangrijk onderdeel. Namelijk het beperken van het financiële risico dat uw onderneming loopt. Wees daarom altijd waakzaam en proactief bij het signaleren van andere aandachtspunten dan die de verkoper aan het begin van het traject heeft vastgesteld. Soms zit er namelijk best wat tijd tussen het eerste verkoopgesprek en het aanmanende telefoontje om het verschuldigde bedrag te betalen.

Zeven aandachtspunten bij debiteurenbeheer

De debiteur kan bijvoorbeeld bepaalde afspraken vergeten zijn. Maar ook kan zijn financiële positie zijn veranderd, zowel positief als negatief. Wees daarom altijd alert op:

1. Niet nagekomen betaalafspraken;
2. Slechte bereikbaarheid van de debiteur zelf, de crediteurenadministratie of leidinggevenden;
3. Een onverschillige of onzakelijke houding;
4. Het gebrek aan of onduidelijke betalingstoezeggingen;
5. Oplopende betalingsachterstanden;
6. Verzoeken tot uitstel van betaling;
7. Goed contact met de debiteur dat verslechtert zonder aanwijsbare reden.

Het hoeft natuurlijk niet in alle gevallen zo te zijn, maar doorgaans maken bovengenoemde zaken duidelijke dat de financiële positie van het bedrijf verslechtert. Misschien maar voor een korte periode - het bedrijf wacht bijvoorbeeld zelf op een grote betaling en zit even krap bij kas - maar in het ergste geval volgt een faillissement. Hoe eerder u een mogelijk risico signaleert, hoe beter dit risico te beperken is. Bespreek het met de debiteur als u veranderingen of verslechteringen opmerkt.

Hulp nodig bij effectief debiteurenbeheer?

Heeft u naar aanleiding van deze blog vragen of wilt u meer informatie over effectief debiteurenbeheer of onze werkwijze? Neem dan gerust contact op! Wij informeren u graag over hoe wij uw creditmanagement naar een (nog) hoger niveau tillen.